Ngành văn thư hành chính là gì? Công việc văn thư hành chính sẽ diễn ra như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để có câu trả lời nhé!
Tóm tắt nội dung
Ngành văn thư hành chính là gì?
Ngành văn thư hành chính hay còn tên gọi khác là ngành hành chính văn thư. Đây là một trong những ngành có liên quan đến việc: Phân loại, tổng hợp, soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, đăng ký vào sổ, chuyển giao, tiếp nhận, văn bản, lập hồ sơ,…phát sinh ở trong mỗi công ty, doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân nào đó.
Mô tả công việc văn thư hành chính
Bộ phận văn thư hành chính của công ty sẽ tiếp nhận thư từ, sắp xếp phòng họp và quản lý công tác của bộ phận lễ tân, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm,… phục vụ cho nhu cầu sử dụng của công ty.
Theo học ngành văn thư hành chính này, các bạn sinh viên có thể làm thư ký văn phòng, trợ lý hành chính ở các cơ quan, doanh nghiệp hay các tổ chức trong ngành, các Trung tâm lưu trữ quốc gia. Hay làm việc tại các phòng lưu trữ của ngành và cơ quan lưu trữ ở trên các địa phương.
Không chỉ có vậy, các bạn sinh viên sau khi ra trường có thể được tuyển dụng vào làm việc tại các bộ phận khác ở: Tổ chức – Cán bộ, Quản trị công sở, Tham mưu – Tổng hợp, Quan hệ quốc tế, Lễ tân. Vậy người làm công việc văn thư hành chính sẽ làm những gì?
Mô tả công việc văn thư hành chính
Cùng theo dõi một số công việc của người làm ngành hành chính văn thư dưới đây:
- Quản lý hồ sơ, giấy tờ: Các bạn làm công việc văn thư hành chính sẽ tiếp nhận công văn, giấy tờ, văn bản, văn bản tài liệu của công ty, lưu trữ dữ liệu và tiếp nhận xử lý báo cáo tình trạng của nhân viên.
- Lên bảng lương: Theo dõi và chấm công hàng tháng. Tính toán lương, thưởng cho mỗi nhân viên và chi trả lương cho nhân viên hàng tháng.
- Công tác lễ tân: Phải nghe điện thoại, giao dịch, đón tiếp khách và chuẩn bị các công tác hỗ trợ tài liệu, nước,…cho các cuộc họp của công ty.
- Một trong những công việc văn thư hành chính phải làm đó là theo dõi các nội quy, văn hóa công ty, in ấn các tài liệu cần thiết và theo yêu cầu của các phòng ban, lên kế hoạch và theo dõi các chế độ đãi ngộ của công ty đối với nhân viên để từ đó đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.
- Theo dõi, bảo trì thiết bị máy móc cố định của doanh nghiệp. Thực hiện xây dựng lên kế hoạch mua sắm các trang thiết bị cho nhân viên và công ty.
- Quản lý hồ sơ nhân sự trong công ty. Thực hiện lên kế hoạch tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng, phân phối nhân sự cho các phòng ban ở trong công ty.
Trên đây là bản mô tả công việc văn thư hành chính cần phải làm. Vậy nhân viên văn thư hành chính cần phải đảm bảo những yếu tố và kỹ năng gì để có thể hoàn thành tốt công việc.
Những kỹ năng cần có của nhân viên văn thư hành chính
Kỹ năng sắp xếp, tổ chức công việc trong công ty
Công việc của một nhân viên văn thư hành chính sẽ gắn liền với việc sắp xếp hồ sơ, giấy tờ , tài liệu phát sinh trong một doanh nghiệp, tổ chức. Để có thể tránh bị nhầm lẫn, lộn xộn thì các bạn nhân viên làm trong ngành văn thư cần phải có kỹ năng quản lý thời gian và mọi công việc văn phòng một cách hợp lý và hiệu quả.
Những kỹ năng cần có của nhân viên văn thư hành chính
Kỹ năng nhập dữ liệu
Đây là một trong những kỹ năng mà bất cứ người làm văn phòng hành chính cũng cần phải có. Nếu bạn có kỹ năng này tốt thì khi bạn làm các công việc như: Điền vào biểu mẫu, sao chép và quản lý danh sách gửi thư và tài liệu,…sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Nếu các bạn có kỹ năng nhập liệu, đánh máy với tốc độ cao thì sẽ rất dễ có thể lọt vào mắt của những nhà tuyển dụng trong các doanh nghiệp và tổ chức hơn.
Khả năng ngoại ngữ
Ngoại ngữ là một trong những kỹ năng được nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao. Nếu bạn có thể sử dụng được thành thạo một ngoại ngữ nào đó như: Tiếng Anh, Tiếng Nhật, Tiếng Hàn, …thì bạn sẽ có thể dễ dàng xin việc mà bạn mong muốn.
Bạn sẽ có cơ hội được làm việc trong các công ty nước ngoài với mức lương và chế độ đãi ngộ đáng mong đợi. Cùng với đó các bạn nhân viên văn thư hành chính khi biết ngoại ngữ sẽ dễ dàng tìm hiểu, học hỏi, tiếp cận với kiến thức, công cụ, phần mềm hơn.
Khả năng giao tiếp tốt
Do đặc thù tính chất công việc của nhân viên văn thư là trò chuyện và phải trao đổi thường xuyên với các khách hàng, nhân viên hay ban lãnh đạo. Vậy nên, để có thể hoàn thành tốt công việc hành chính văn thư các bạn nên chú ý để kỹ năng giao tiếp.
Hy vọng với những thông tin về công việc của nhân thư văn thư hành chính trên sẽ giúp ích được cho bạn.
